Qué Es Un Documento XPS Y Cómo Usarlo En Windows

XPS es un estándar de archivo de Microsoft para crear y compartir documentos. Está basado en XML y se convirtió en la alternativa predeterminada al formato PDF a partir de Windows Vista.

XPS se utiliza para guardar documentos compuestos por imágenes, texto y gráficos en un solo archivo compacto; que puede ser compartido fácilmente sin perder ninguna información, como sucede a menudo al comprimir o convertir otro tipo de archivos.

Ventajas del documento XPS

  • Mayor seguridad: XPS no permite la edición del contenido una vez publicado.
  • Compacto: reduce el tamaño del archivo sin comprometer la calidad.
  • Versatilidad: se puede abrir desde cualquier equipo compatible con Windows.
  • Funciones integradas: incluye firma digital para habilitar protección contra modificaciones indebidas.

Cómo usar el documento XPS en Windows Si bien el formato predeterminado de Microsoft es el XPS, para crear un archivo debes descargar e instalar Prevista XPS Document Writer en tu equipo. Una vez instalado, podrás imprimir cualquier documento a XPS desde cualquier programa, y hacerlo es tan fácil como:

  1. Abre el documento que quieres imprimir.
  2. Haz clic con el botón derecho en la impresora y selecciona "Propiedades".
  3. En el panel de configuración, selecciona la opción "Documento en formato XPS".
  4. Finalmente, presiona el botón ‘OK’ para confirmar tu selección.

Ahora que conoces un poco mejor el formato de Microsoft XPS y cómo usarlo en tu equipo con Windows, ¡es hora de empezar!

Índice de contenido

No olvidar

  1. ¿Qué es un documento XPS? Un documento XPS (XML Paper Specification) es un tipo de documento de Microsoft desarrollado como remplazo para el formato antiguo de documentos impresos, el formato PDF. Se trata de un documento digital que puede contener gráficos, imágenes y texto, y ofrece la misma calidad visual que si tuvieras la copia impresa.
  2. Cómo usarlo en Windows
    • Para crear un documento XPS en Windows, primero abrimos el menú Inicio y buscamos la aplicación 'Microsoft XPS Document Writer'.
    • Selecciona la aplicación para abrir el preparador de documentos, desde aquí seleccionamos la impresora 'Microsoft XPS Document Writer' para iniciar la impresión.
    • Una vez hayamos seleccionado la impresora, procedemos a ingresar la información que queremos guardar en nuestro archivo XPS.
    • Una vez hayamos ingresado nuestro contenido, seleccionamos la opción 'Aceptar' para guardar nuestro archivo XPS con el nombre que hayamos seleccionado y su extensión correspondiente: '.xps'
    • De esta manera el archivo XPS queda guardado en nuestro computador con la extensión de archivo correspondiente.
  3. Cómo abrir un documento XPS en Windows
    • Muchos navegadores web pueden abrir archivos XPS, sino es así, se recomienda descargar una aplicación de impresión que admita el formato XPS, como Adobe Reader.
    • Una vez tengamos una aplicación capaz de abrir este formato, podemos hacer doble clic en el archivo para abrirlo.
    • También podemos abrir el archivo XPS en la aplicación de impresión que hayamos descargado.
    • Cuando hayamos abierto el archivo, podemos imprimirlo o guardarlo en otro formato.
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¿Qué es un documento XPS?

XPS, o XML Paper Specification, es un archivo digital desarrollado por Microsoft que usa el formato XML para ofrecer una mejor calidad de impresión al documento. La aparición de este tipo de archivos se remonta a la época de Windows Vista, cuando Microsoft presentó XPS como una alternativa gratuita y compatible con versiones anteriores, a los archivos PDF.

Los documentos XPS contienen una variedad de contenido, como texto, fuentes, gráficos, imágenes vectoriales, scripts de ECMAScript (cuyo lenguaje se parece mucho al JavaScript), y objetos 3D. Estos elementos son codificados en el formato Open XML, lo que los hace fácilmente accesibles para su extracción, impresión y compartición.

Cada archivo XPS contiene partes clave: la parte raíz, donde se encuentran la información sobre los propios archivos; la parte del documento, que contiene los contenidos estructurados en código XML; y una parte de la plantilla, para colocar los datos de impresión como la configuración de página, la balance de colores, el número de copias, la orientación, etc.

Existen herramientas gratuitas para la creación, edición y conversión de archivos XPS. Muchos programas, como Microsoft Word y Corel Draw, los soportan sin necesidad de instalar un plug-in o realizar descargas externas. En cuanto a los navegadores, Internet Explorer y Firefox soportan estos archivos, sin embargo, Chrome y Opera requieren la descarga de una extensión o plug-in primero.

¿Cuáles son las principales características de un documento XPS?

Las principales características de un documento XPS son:

  • Seguridad: Utiliza una tecnología de cifrado segura para proteger los datos y asegurar su integridad, evitando la interferencia no autorizada.
  • Compatibilidad: El formato XPS es compatible con la gran mayoría de dispositivos y plataformas, lo que permite a los usuarios abrir y compartir archivos de manera sencilla, independientemente del sistema operativo utilizado.
  • Impresión: Las impresoras Windows pueden leer e imprimir directamente los documentos XPS, permitiendo a los usuarios imprimir archivos con contenido gráfico avanzado sin necesidad de convertirlos primero a un formato diferente.
  • Flexibilidad: El formato XPS le permite al usuario editar los documentos, añadir o eliminar contenidos y hasta cambiar sus fuentes. Además, posee un concepto de firmas digitales que asegura la autenticidad de los documentos.
  • Portabilidad: Los documentos XPS mantienen su formato y estructura cuando se envían a través de internet, lo que garantiza que el contenido sea visto exactamente como fue creado.

¿En qué se diferencia el formato XPS del formato PDF?

El formato XPS (XML Paper Specification) y el formato PDF (Portable Document Format) son dos de los principales formatos de presentación de documentos que se utilizan en la web. Aunque ambos comparten algunas características, hay algunas notables diferencias entre los dos formatos.

  • 1. Almacenamiento: XPS ofrece un mayor nivel de compresión para almacenar contenido multimedia, mientras que el formato PDF es más adecuado para documentos más simples o archivos menores.
  • 2. Seguridad: XPS permite a los usuarios firmar y marcar los documentos de forma segura, lo que los protege de copias no autorizadas. En cuanto a los PDF, este formato solo ofrece un nivel básico de seguridad, como la contraseña.
  • 3. Integración: XPS puede ser fácilmente integrado con algunos sistemas de gestión de contenidos, lo cual hace que sea una opción óptima para organizaciones. Por otro lado, el formato PDF carece de esta funcionalidad.
  • 4. Impresión: XPS permite generar documentos de mayor calidad con mejores colores y texturas. Además, los documentos XPS también ofrecen mayor precisión ya que los puedes imprimir sin demasiada distorsión. En cambio, los PDF suelen ser más difíciles de imprimir con la misma calidad.

¿Es posible editar un documento XPS en Windows?

Aunque a primera vista pueda parecer difícil, la respuesta a esta pregunta es sí, es posible editar un documento XPS en Windows. Muchos usuarios desconocen que los archivos XPS son similares a los PDF y se pueden editar con la ayuda de programas específicos. Una vez abierto, el usuario tendrá la opción de editar el contenido del documento con facilidad.

Existen varias formas de editar un documento XPS desde Windows, los cuales se describen a continuación:

  • Utilizar un software particular para editar documentos XPS: existen algunos programas diseñados especialmente para editar documentos XPS como, por ejemplo, PDFelement Pro. Esta herramienta le permitirá editar fácilmente el contenido del documento XPS, así como agregar imágenes, agregar texto, eliminar páginas, crear un índice, etc.
  • Convertir el documento XPS a un formato diferente: si desea editar el contenido de su documento XPS pero no cuenta con un programa específico para su edición, entonces lo mejor será convertirlo a un archivo Word. La mayoría de los conversores ofrecen la opción de editar, una vez que el archivo XPS se ha convertido a otro formato. Esta es una solución rápida y eficiente, además de permitirle hacer los cambios deseados al contenido del documento.
  • Editar el documento directamente desde Microsoft Office: si el documento XPS es compatible con el programa Microsoft Office, entonces también será posible editarlo directamente desde Word, Excel, PowerPoint o cualquier otra aplicación de Office. Para comenzar a editar primero hay que abrir el archivo XPS en cualquiera de las aplicaciones de Office. Una vez hecho esto, será posible comenzar a realizar los cambios del documento de forma directa.

¿Cómo se abren archivos con formato XPS en Windows?

Windows admite archivos con formato XPS desde su edición de 2006. El formato XPS es una versión de Microsoft de los documentos PDF, y se diseñó específicamente para compartir documentos en línea sin la necesidad de usar terceras partes.

Para abrir archivos con este formato se requiere instalar el Visor de XPS predeterminado por Microsoft, pero si quieres usar una herramienta de terceros para abrir e imprimir los archivos XPS, entonces hay varias opciones.

Usar el programa predeterminado de Microsoft. El visor de XPS de Microsoft es la aplicación que permite abrir archivos con formato XPS sin la necesidad de usar herramientas adicionales. Si bien permite ver e imprimir los archivos XPS, no hay muchas otras opciones de edición. Para obtener el visor de XPS haz clic aquí.

Usar un programa de terceros. Thunar es un visor de XPS ligero, sencillo y gratuito que permite abrir e imprimir documentos XPS, así como agregar anotaciones o subrayados. Es compatible con sistemas operativos Windows y Mac OS X y puede descargarse desde su sitio web.

Además, otros programas de terceros también se han desarrollado para abrir y editar archivos XPS, entre ellos tenemos:

  • XPS Annotator.
  • Foxit XPS Viewer.
  • PDF-XChange Viewer.
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¿Qué aplicación es la mejor para abrir y trabajar con XPS en Windows?

Los archivos en formato XPS se encuentran entre los formatos más populares para compartir e imprimir documentos, por lo que resulta útil contar con aplicaciones adecuadas para abrir y trabajar con ellos en Windows. Estas son algunas de las mejores opciones disponibles para tal fin:

  • Microsoft XPS Viewer: Aplicación oficial creada por Microsoft, la cual no solo nos permite abrir cualquier documento XPS, sino también exportarlo a otros formatos de archivo, destacando por tener una interfaz intuitiva y sencilla de manejar.
  • Sumatra PDF: Una aplicación multiplataforma totalmente gratuita que además de XPS incluye un amplio soporte para cientos de formatos diferentes como PDF, DjVu, CBR/CBZ y otros. Posee herramientas para dibujar o anotar nuestros archivos y nos da la posibilidad de establecer claves de seguridad para los documentos.
  • 7-Zip: Un conocido programa de descompresión, el cual nos permite abrir archivos XPS sin ningún problema, ya que además de poder extraer los contenidos del mismo, su interfaz nos da una fácil navegación entre directorios.
  • XPS Annotator: Esta herramienta nos ofrece una innovadora forma de trabajar con archivos XPS, puesto que nos permite hacer anotaciones sobre todo tipo de documentos y presentarlos de forma clara y profesional. Además, cuenta con herramientas para el resaltado de texto o la creación de notas.

Cada una de estas opciones es una alternativa confiable para abrir y trabajar con archivos XPS desde Windows, sin embargo, cada una posee sus propias características y herramientas, por lo que cada usuario debe elegir la que mejor se adapte a sus necesidades para conseguir los mejores resultados.

Finalizando

Llegamos al final de este artículo acerca de los documentos XPS y cómo usarlos en Windows. Con esta información, ahora sabemos que un documento XPS es un formato de archivo basado en XML que permite a los usuarios compartir documentos entre diferentes aplicaciones de Windows.

Uno de los principales beneficios de utilizar el formato XPS es que permite la creación de documentos con capacidades de impresión avanzadas, como la firma electrónica y la protección por contraseña.

También aprendimos que Windows incluye un visor XPS predeterminado que puede abrir, ver y imprimir documentos XPS. Además, si desea editar los documentos XPS, puede descargar aplicaciones de terceros como XPS Viewer Plus.

En conclusión, los documentos XPS son un excelente formato para compartir y proteger documentos entre diferentes aplicaciones de Windows. El visor XPS incorporado en Windows es una excelente herramienta para ver, imprimir y compartir documentos XPS, mientras que XPS Viewer Plus proporciona funciones adicionales para editar archivos XPS. Por lo tanto, si necesita compartir documentos entre aplicaciones de Windows, ¡definitivamente debe considerar el formato XPS!

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