Cómo Crear Una Plantilla En Excel 

Crear una plantilla en Excel realmente puede ahorrarte mucho tiempo. Las plantillas son especialmente útiles si tienes que crear la misma hoja de cálculo una y otra vez.

Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene hojas para cada mes del año, se vuelve un poco complicado si tienes que escribir el encabezado y la fórmula para cada hoja.

En cambio, solo necesitas hacerlo una vez, si creas una plantilla. Y la podrás guardar para futuros usos. Si necesitas un nuevo mes, insertas la plantilla y listo. Así que, vamos a ver cómo crear una plantilla en Excel.

Índice de contenido

Cómo Crear Una Plantilla En Excel

Cómo Crear Una Plantilla En Excel
Cómo Crear Una Plantilla En Excel

Veamos los pasos para crear tu plantilla en Excel:

  1. Abre Microsoft Excel.
  2. Abra un nuevo libro de trabajo, con las tres hojas en blanco en la parte inferior.
  3. Ahora elimina dos de las tres hojas. Debes dar clic derecho sobre la pestaña de la hoja y en el menú contextual, selecciona “Eliminar”.
  4. Si tienes Excel 2016 o superior, no necesitas hacer esto ya que solo hay un libro de trabajo predeterminado.
  5. Cuando hayas eliminado dos hojas, la parte inferior izquierda de tu pantalla quedará con una sola hoja para trabajar.
  6. Ahora crea la hoja de cálculo que deseas usar como plantilla.

Puedes configurar una hoja de cálculo simple con encabezados de semana en la parte superior para cada columna que necesites, y algunas etiquetas a la izquierda, si piensas hacer una plantilla de uso mensual.

Realmente esto dependerá de la necesidad puntual que tengas. Puede ser que necesites una plantilla para uso diario, semanal o mensual. Solo crea tu hoja de cálculo de acuerdo a tu prioridad y necesidad.

Agrega las fórmulas que consideres conveniente. Estas fórmulas quedarán en la plantilla y se activarán cada vez que llenes datos sobre ella. Todos los cálculos que necesites realizar, lo puedes hacer por Excel mediante la inserción de fórmulas.

  1. Una vez que tengas tu hoja de cálculo con el aspecto que deseas, haz clic en “Archivo” y luego en “Guardar”.
  2. Luego, en “Guardar como”, selecciona “Computadora”.
  3. Bajo el título “Equipo”, haz clic en el icono “Examinar”.
  4. Cuando aparezca el cuadro de diálogo “Guardar como”, cambia el área “Guardar como tipo” en la parte inferior, a “Plantilla de Excel”.
  5. Luego escribe un nombre para tu plantilla.
  6. Antes de hacer clic en “Guardar”, observa que el nombre del archivo ahora termina en “xltx” y que se está guardando en la carpeta “Plantillas de Office personalizadas”.
  7. Haz clic en el botón “Guardar” para guardar tu plantilla.

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Cómo Uso Mi Plantilla De Excel Creada

Para usar tu plantilla, realiza lo siguiente:

  1. Cierra la hoja de trabajo actual.
  2. Crea un nuevo libro en blanco.
  3. Haz clic con el botón derecho en el nombre de una hoja en la parte inferior.
  4. Aparece un menú contextual. Selecciona “Insertar”.
  5. Se abre un cuadro de diálogo. Tu plantilla debe aparecer en la pestaña “General”.
  6. Selecciona tu plantilla y haz clic en “Aceptar”. La hoja de cálculo de la plantilla debe insertarse en tu nuevo libro de trabajo.

Puedes eliminar cualquier hoja que no necesites y cambiar el nombre de la plantilla. Si necesitas una nueva hoja basada en tu plantilla, haz clic con el botón derecho en una hoja y selecciona “Insertar” en el menú nuevamente.

Cómo Crear Una Plantilla En Excel Para Facturas

Las facturas ofrecen una forma para que tu pequeña o mediana empresa cobre dinero de los clientes después de proporcionar un producto o servicio.

Cada factura debe incluir información básica: el nombre de tu empresa, el nombre del cliente, todos los servicios prestados, cuánto debe el cliente, cualquier impuesto sobre las ventas y cuándo vence el pago. Una vez que reúnas toda esta información, el resto es simple.

Cómo personalizar la plantilla de factura básica en Excel

Microsoft Office tiene una plantilla de factura de Excel básica que puedes descargar desde el sitio web de Office.

El diseño de esta plantilla de factura gratuita es sencillo, y puedes modificar varios elementos como mejor te parezca poniéndolos en negrita, cambiando los colores para que coincidan con el esquema de diseño de tu empresa o modificando el tamaño de la fuente.

También puedes eliminar elementos que no necesites. Por ejemplo, si no utiliza la sección "Enviar a" en la plantilla, puedes crear más espacio para el logotipo de tu empresa u otro diseño de identificación.

Puedes modificar las fórmulas en las celdas para adaptarlas a cada situación. Por ejemplo, puedes establecer tarifas por hora para la mano de obra con una fórmula de multiplicación y luego agregar celdas en la columna de la derecha para obtener un subtotal.

Una vez que creas tu plantilla de factura, guarda el formato básico para uso futuro.

Desafortunadamente, Excel puede ser un poco confuso, especialmente cuando se utilizan fórmulas. Si la tasa de impuestos cambia, por ejemplo, Excel no la actualiza automáticamente.

Además, si necesitas agregar varias líneas de texto, deberás copiar las celdas una y otra vez hasta que encuentres la cantidad correcta que necesitas.

Cómo crear una plantilla de factura en Excel

  1. Abre Excel en tu escritorio.
  2. Haz clic en “Libro de trabajo en blanco” para abrir una nueva hoja de cálculo.
  3. Crea el encabezado de tu factura en la parte superior de la hoja de cálculo, junto con celdas como el nombre de tu empresa, el tipo de factura, la fecha y un número de factura.
  4. Debajo del encabezado, ingresa las direcciones del remitente y el destinatario.
  5. También agrega tu información de contacto, que incluye el nombre de la empresa, la dirección física, el número de teléfono y el correo electrónico.
  6. La información de contacto del destinatario incluye toda la misma información, con la excepción del nombre de la persona que paga la factura.
  7. A continuación, ingresa columnas y filas que identifiquen el producto o servicio, la cantidad y el precio de cada línea.
  8. En la columna más a la derecha, crea un subtotal para esos servicios. Puedes ahorrar tiempo y esfuerzo utilizando una fórmula para estas celdas.
  9. En la parte inferior de la plantilla de factura se coloca el monto total adeudado por el cliente.
  10. Usa la función SUMA para sumar todos los subtotales en las columnas de la derecha.
  11. Luego agrega el impuesto sobre las ventas para obtener un total general.
  12. Incluye los términos de pago por el total, como "Vence en 30 días".
  13. Guarda tu trabajo a medida que avanzas haciendo clic en “Archivo” y “Guardar” durante todo el proceso de creación.

Excel también te permite adjuntar un archivo a tu sistema de mensajería de correo electrónico. Puedes enviarlo como un archivo de Excel, si el cliente al que se lo envías usa Microsoft Office, o puedes convertirlo a formato PDF.

¿Qué Hago Si Mi Plantilla Excel No Aparece?

Si no puedes ver tu plantilla, es posible que debas restablecer la ubicación donde la guardaste. Para hacer esto, necesitas saber el nombre de usuario de tu computadora.

Si no estás seguro de qué es esto, echa un vistazo al menú de inicio. En el lado izquierdo del Menú, deberías ver el nombre de usuario en la parte superior de “Documentos”.

  1. Una vez que tengas tu nombre de usuario, escríbelo en lugar de “TU_NOMBRE_DE_USUARIO” en la ubicación del archivo a continuación:
    1. C:\Users\TU_NOMBRE_DE_USUARIO\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\
  2. Ahora dirígete a Excel y haz clic en “Archivo”.
  3. Luego en “Guardar”.
  4. A continuación, haz clic en el elemento “Opciones” del menú de la izquierda.
  5. En el cuadro de diálogo que aparece, selecciona “Guardar”.
  6. En el área de texto de ubicación de plantillas personales predeterminadas, pega el enlace anterior, sin olvidar pegar tu propio nombre de usuario.
  7. Haz clic en “Aceptar” en los cuadros de diálogo.

Ahora debería estar bien para guardar y abrir tu nuevo archivo de plantilla.

Para Cerrar

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Si llegaste hasta aquí, habrás notado que no es tan difícil realizar una plantilla en Excel. Solo debes manejar conocimientos básicos del software y podrás tener tu propia plantilla diseñada como si fueras un experto.

También pudiste ver cómo crear una plantilla de facturas en Excel, ya que esta plantilla es una de las más solicitadas.

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