Cómo Ver Y Editar Varios Documentos En Word

Word puede complicarte la vida si trabajas en equipo. ¿Estás trabajando en una versión del documento y otra persona en otra? Te ayudaría mucho si pudieras editarlos a la vez, pero… ¿Cómo Ver Y Editar Varios Documentos En Word?

La función de visualización en paralelo de Word es muy cómoda, si tienes que trabajar con varios documentos, toma cierta información y la vuelcas a otra. O también cuando necesites compararlos.

Pero eso no es lo único que veremos. También te guiaremos a través de los pasos para ver y editar varios documentos al mismo tiempo. Por último, podrás saber cuántos documentos puedes ver al mismo tiempo y cómo debes hacerlo.

Función Vista Paralela en Word

La vista paralela es una función nativa de Microsoft Word que te permite ver dos documentos en la misma pantalla al mismo tiempo. De esta manera, no tendrás que pasar por los diferentes archivos para poder compararlos o trabajar con ellos simultáneamente.

Esta herramienta te permite comparar la cantidad de documentos que deseas, pero cuando se trata de verlos juntos, puedes hacerlo con solo dos de ellos, ya que tendrás la pantalla dividida por la mitad con el zoom ajustado. Puedes trabajar sin perder tiempo.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la vista paralela de Microsoft Word?

Uno de los beneficios más importantes de utilizar esta herramienta es poder comparar diferentes documentos sin tener que pasar por demasiados pasos.

Esto trae otra ventaja, que es no perder tiempo y no perder de vista dónde es necesaria una modificación en uno de los textos. La eficiencia que tendrás para trabajar de esta forma aumentará considerablemente, pues los errores disminuirán considerablemente a medida que tu concentración sea más activa.

Cuando necesites copiar información y pegarla en el otro documento, esta función es la ideal. Ya que puedes comparar los dos textos con solo mirar ambos.

Finalmente, podemos destacar como una ventaja importante, que se pueden comparar los dos documentos cuando se trata de formatos especiales. Con esto queremos decir que si has utilizado un tipo de fuente diferente o un color de fondo o tabla diferente, con esta herramienta puedes hacerlo de forma rápida y sencilla.

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Cómo Ver Y Editar Varios Documentos En Word

Los pasos a seguir para tener dos documentos en paralelo son los siguientes:

1. Abre todos los archivos que necesitas para trabajar.
2. Cuando estés en uno de estos, deberás ir a la cinta y elegir la pestaña “Vista”.
3. A continuación, deberás buscar el grupo “Ventana” y hacer clic en “Ver en paralelo”.
4. Al hacer clic en él, aparecerá una ventana con la lista completa de documentos que has abierto junto con el que se encuentra actualmente. Selecciona el que deseas trabajar, luego haz clic en “Aceptar”.
5. Ajusta el zoom para que funcione mejor.

La cantidad de documentos que puedes ver al mismo tiempo con esta herramienta de vista paralela es dos. Pero eso no significa que puedas editarlos según tus necesidades, solo necesitas tener abiertos todos los archivos que tengas y elegir en la pantalla que deseas ver.

¿Cuándo Combinar Varios Documentos de Word?

Reunir párrafos adicionales o pasajes editados en texto inteligible es una tarea laboriosa si no se está familiarizado con la práctica funcionalidad de Word para combinar varios archivos.

Cuando varias personas están trabajando en la misma tarea y utilizan Word para la edición de texto, cada una está trabajando en su propio documento, es decir, en archivos separados.

De hecho, a diferencia de otros programas, Microsoft Word encuentra dificultades cuando varias personas trabajan en el mismo archivo. Incluso si todos abren el mismo documento, están trabajando en diferentes versiones.

Luego, las diferentes versiones deben fusionarse. Para hacer esto, es posible copiar y pegar, una tarea como mínimo laboriosa si los archivos que se van a fusionar son numerosos.

Cuando los cambios se superponen, la inserción manual se vuelve rápidamente confusa y muy compleja. Estas situaciones suelen ser fuente de errores que a veces se identifican demasiado tarde.

Por otro lado, si usas la funcionalidad de Word para fusionar documentos, tendrás una descripción general de los cambios. En este caso, te será imposible dejar pasajes duplicados o no identificar los errores y dejarlos en el texto.

Función Combinar Archivos en Word

¿Tienes texto contiguo distribuido en varios archivos y deseas fusionarlos? Si los diferentes documentos no se superponen, es decir, si ningún archivo tiene el mismo contenido que otro, puedes reunirlos en unos pocos pasos. Te llevará mucho menos tiempo que si copias y pegas manualmente cada pasaje.

Pero para que todo salga bien, esta función necesita un mínimo de preparación:

1. Recopila los archivos en la misma carpeta.
2. Asigna nombres de archivo uniformes a partir de los cuales Word pueda establecer un orden claro. Por ejemplo, puedes asignar a cada archivo el mismo nombre de documento y agregar números diferentes.
3. El orden de los números depende del orden en el que los pasajes deben fusionarse en el documento final.
4. Ahora abre un nuevo archivo de Word y ve a la pestaña “Insertar” y haz clic en el menú desplegable “Objeto”.
5. Allí, selecciona “Insertar texto del archivo”.
6. En la ventana que se abre, navega hasta la carpeta correspondiente y selecciona los archivos.
7. Si mantienes presionada la tecla Ctrl mientras seleccionas, puedes seleccionar directamente varios archivos.
8. Si ahora haces clic en “Insertar”, Word fusiona todos los textos individuales en un documento, en el orden correcto si has realizado la numeración correcta de antemano.
9. En principio, todo lo que tienes que hacer ahora es hacer algunos retoques cosméticos (formatear los párrafos como deben, etc.) y tendrás tu único documento obtenido de varios archivos.

Función Comparar y Fusionar Archivos en Word

La técnica presentada anteriormente es particularmente útil si deseas combinar pasajes de una gran cantidad de archivos en un solo documento. Sin embargo, cuando dos personas están trabajando en el mismo texto en dos archivos diferentes, este método no es muy relevante.

En tal situación, si acabas de fusionar los archivos, tendrás las dos versiones, una debajo de la otra. Para obtener un documento que sea consistente con los cambios en los dos archivos, primero debes comparar las dos versiones.

Para hacer esto:

1. Abre uno de los archivos, o un nuevo documento.
2. Ve a la pestaña “Revisión”, y haz clic en el botón “Comparar”.
3. Luego selecciona la función “Combinar”.
4. En la ventana de configuración que aparece, selecciona los dos archivos.
5. Para tener una mejor visión general del autor de las distintas modificaciones, indica quién es el autor de cada versión.
6. Después de validar la configuración, Word abre una nueva ventana. Allí verás ambas versiones, así como una versión combinada. En el área donde Word combinó los documentos, ahora decides qué cambios deben realizarse.
7. Realiza los retoques necesarios, y listo. Ya tienes tu archivo combinado de varios archivos Word.

Para Cerrar

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Con los tutoriales que te hemos dejado de algunas de las funciones de edición conjunta de Word, podrás resolver varios archivos a la vez, combinarlos y fusionarlos si así lo deseas.

Solo practica estos pasos hasta que puedas dominar la función sin problemas. Word es uno de los softwares de edición de texto más utilizados a nivel mundial, y es importante conocer todos sus secretos y trucos.