Cómo Ordenar Alfabéticamente En Excel

Una de las razones de la popularidad de Excel es su capacidad para ordenar datos de forma rápida y sin esfuerzo. A continuación, te vamos a mostrar cómo ordenar alfabéticamente en Excel.

Excel facilita métodos sencillos que ordenan alfabéticamente las listas de cadenas (es decir, las colocan en orden alfabético) y organizan numéricamente los valores numéricos de mayor a menor y viceversa.

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Cómo Ordenar Alfabéticamente En Excel

Cómo Ordenar Alfabéticamente En Excel
Cómo Ordenar Alfabéticamente En Excel

La función Ordenar de Excel permite ordenar o alfabetizar rápidamente las columnas en base a algunos pasos simples. Esta es una de las formas más fáciles de ordenar alfabéticamente una columna en Excel.

1. Ordenar por medio de la pestaña “Datos”

Sigue los pasos a continuación para habilitar la clasificación de datos de una sola columna para Excel:

El primer paso es eliminar todas las celdas en blanco presentes en la lista.

Esto es necesario porque cuando la funcionalidad de clasificación ordena alfabéticamente los datos de Excel, y entre ellos encuentra celdas en blanco, asume que todos los datos han sido ordenados y solo clasifica los datos sobre la fila en blanco.

Por lo tanto, podría crear confusión.

  1. Selecciona la primera celda de la columna que deseas ordenar. Si tus datos comienzan desde la primera celda disponible, será entonces la celda A1.
  2. Haz clic en la pestaña “Datos”.
  3. Luego, en la cinta de opciones, busca la sección “Ordenar y filtrar” y dale clic a “Ordenar”.
  4. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar. En el cuadro “Ordenar por”, selecciona la columna deseada.
  5. El siguiente paso es elegir el orden de clasificación, en el cuadro “Orden”.
  6. Allí puedes seleccionar de la lista desplegable una de tres opciones disponibles “A a Z”, “Z a A” y “Personalizado”. Selecciona “A a Z” para ordenar alfabéticamente.
  7. Luego haz clic en el botón “Aceptar”. Como resultado, la lista de Excel seleccionada se ordenará alfabéticamente.

2. Ordenar por medio de la pestaña “Inicio”

El primer paso es eliminar todas las celdas en blanco presentes en la lista.

Porque cuando la funcionalidad de clasificación ordena alfabéticamente los datos de Excel, y entre ellos encuentra celdas en blanco, asume que todos los datos han sido ordenados y solo clasifica los datos sobre la fila en blanco. Por lo tanto, podría crear confusión.

  1. Seleccione la celda o columna que deseas ordenar, como en el caso anterior, A1.
  2. En la pestaña “Inicio”, ubica la sección “Edición” y selecciona la opción “Ordenar y filtrar”.
  3. Se abre un pequeño menú desplegable. Elige la opción de clasificación “Ordenar de A a Z” para ordenar alfabéticamente tu lista.
  4. Notarás que las celdas en la hoja de Excel de la columna seleccionada, se han ordenado alfabéticamente.

3. Ordenar alfabéticamente usando la función “Filtro”

También podemos aplicar la función “Filtrar” para ordenar datos. Por lo tanto, aprende los pasos a continuación para llevar a cabo la tarea.

  1. Selecciona la primera celda de la columna que deseas ordenar. Si tus datos comienzan desde la primera celda disponible, será entonces la celda A1.
  2. Ahora selecciona la pestaña “Inicio”.
  3. En la sección “Edición”, selecciona “Ordenar y filtrar”.
  4. Luego selecciona “Filtrar”.
  5. Ahora, presiona el menú desplegable junto al encabezado y selecciona “Ordenar de la A a la Z”.
  6. Automáticamente, Excel devolverá los datos ordenados.

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4. Ordenar alfabéticamente múltiples columnas

Con el enfoque anterior, hemos aprendido a ordenar alfabéticamente los datos por una sola columna. Pero, ¿Qué sucede si estás trabajando con datos de Excel que tienen varias columnas?

Si deseas ordenar alfabéticamente un rango de celdas usando más de una columna, podemos usar la funcionalidad de clasificación completa de Excel.

Veamos el procedimiento paso a paso para implementar la funcionalidad de clasificación de columnas múltiples:

  1. Selecciona el rango de celdas o columnas que deseas ordenar alfabéticamente, o puedes presionar directamente la combinación de teclas de método abreviado, es decir, “CTRL + A.”
  2. En la pestaña “Inicio”, en la sección de “Edición”, selecciona la opción “Ordenar y filtrar”.
  3. Luego selecciona la opción “Ordenar personalizado”.
  4. Aparecerá el cuadro de diálogo “Clasificación personalizada”.
  5. Si tus datos de Excel tienen encabezados en la parte superior, marca “Mis datos tienen encabezados” para que pueda omitir los encabezados mientras los ordena.
  6. En el cuadro “Ordenar por”, elige la columna principal que deseas ordenar alfabéticamente.
  7. En el cuadro “Ordenar por”, elija los "Valores de celda".
  8. Seleccione el orden alfabético, es decir, de la “A a Z” en el cuadro “Orden”.
  9. Haz clic en el botón “Agregar nivel” presente en la parte superior del cuadro de diálogo de clasificación.
  10. Notarás que aparecerá otro nivel de columna debajo de la primera columna.
  11. Del mismo modo, puedes seleccionar otra columna en el campo “Ordenar por cuadro”, cuyos datos deseas ordenar alfabéticamente.
  12. Nuevamente, selecciona “Valores de celda” en el cuadro “Ordenar por”.
  13. Selecciona el orden alfabético, es decir, de la A a la Z en el cuadro “Orden”.
  14. Haz clic en el botón “Aceptar”.

Como resultado, la lista de Excel seleccionada se ordenará alfabéticamente.

5. Ordenar alfabéticamente las filas

De forma predeterminada, Excel aplica la operación “Ordenar” de arriba a abajo. Pero, podemos ordenar de izquierda a derecha a través de una configuración pequeña.

Por lo tanto, aprende el proceso para ordenar las filas alfabéticamente.

  1. Selecciona la primera celda de la columna que deseas ordenar. Si tus datos comienzan desde la primera celda disponible, será entonces la celda A1.
  2. Ahora selecciona la pestaña “Datos”.
  3. En la sección “Ordenar y filtrar”, selecciona “Ordenar”.
  4. Como resultado, aparecerá el cuadro de diálogo “Ordenar”. Aquí, presiona “Opciones”.
  5. Luego, selecciona la opción “Ordenar de izquierda a derecha” y presiona “Aceptar”.
  6. Luego, verifica que en la columna “Orden”, esté configurada la opción “A a Z”. Si no lo está, selecciónala de la lista desplegable.
  7. Posteriormente, presiona “Aceptar”.
  8. Listo, los datos ya están organizados.

Clasificación Avanzada En Excel

Los enfoques de clasificación convencionales que hemos implementado hasta ahora vienen con algunas lagunas.

Imaginemos una situación en la que el usuario desea ordenar la hoja cronológicamente por algún otro método de clasificación personalizado definido por el usuario.

Si seguimos el enfoque anterior (ordenar de la A a la Z), ordenará los meses según su orden alfabético a diferencia de que primero estará abril, luego agosto, luego diciembre, y así sucesivamente.

Pero este no será el resultado deseado.

Para combatir los desafíos, Microsoft Excel ha introducido la opción Clasificación personalizada avanzada.

Con la ayuda de esto, el usuario puede seleccionar la opción predeterminada que no sea “Alfabetizar” y también puede agregar sus opciones de clasificación personalizadas.

Sigue los pasos que se indican a continuación para incrustar el método de clasificación avanzada en tu hoja de Excel:

  1. En la pestaña “Inicio”, en la sección de “Edición”, selecciona la opción “Ordenar y filtrar”.
  2. Luego selecciona la opción “Ordenar personalizado”.
  3. Aparecerá el cuadro de diálogo “Ordenar”.
  4. Selecciona la flecha desplegable de la lista de pedidos y elige la opción “Lista personalizada”.
  5. Aparecerá el cuadro de diálogo “Listas personalizadas”. Hay algunas listas personalizadas predeterminadas, a diferencia de Sexo (masculino/femenino), Meses (enero, febrero, marzo, etc.), Días de la semana (domingo, lunes, martes y etc.). Puedes elegir la opción de clasificación adecuada según tus necesidades y requisitos.
  6. También puedes agregar tu propia lista personalizada de datos. Haz clic en “Agregar” presente en la parte superior derecha del cuadro de diálogo.
  7. Luego, escribe las entradas según su orden.
  8. Una vez hecho esto, haz clic en el botón “Aceptar” para ordenar tu lista. Notarás que las celdas se organizan rápidamente y se han ordenado según el orden deseado.

Ventajas De Ordenar Alfabéticamente En Excel

Las ventajas de ordenar los valores alfabética y numéricamente son las siguientes:

  • Esta función ayuda al usuario a buscar rápidamente cualquier nombre o valor específico en la hoja de datos de Excel.
  • Rápidamente ayuda al usuario a encontrar todos los valores duplicados para que podamos evitar el error de entrada de datos.
  • Aumenta la legibilidad de la hoja de cálculo de Excel para que el usuario pueda comprenderla más rápido con menos esfuerzo.
  • Le permite al usuario agrupar los campos para cualquier cliente en particular, para que el usuario pueda verlos en paralelo.

Problemas Al Ordenar Alfabéticamente En Excel

Si hay datos en blanco u ocultos, no obtendremos el resultado ordenado correctamente. Por lo tanto, debemos eliminar las celdas en blanco antes de aplicar la operación “Ordenar” para garantizar el resultado preciso.

Otro problema surge, si los encabezados tienen el mismo formato que las entradas regulares. Es probable que terminen en algún lugar en medio de los datos ordenados.

Para evitar esto, selecciona solo las filas de datos y luego aplica la operación “Ordenar”.

Para Cerrar

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Muy a menudo, tenemos que realizar la operación “Ordenar” en nuestros datos de Excel. Además, podemos clasificar los datos en función de numerosos pedidos.

Ordenar alfabéticamente en Excel es una de las funciones más utilizadas. Sin embargo, clasificar manualmente en orden alfabético en una hoja de trabajo grande es un trabajo tedioso.

Afortunadamente, tenemos disponibles estos métodos simples y efectivos para ordenar alfabéticamente en Excel.

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