Cómo Crear Una Plantilla De Facturas En Excel

Recibir el pago completo y a tiempo comienza con la emisión de facturas claras y precisas para tus clientes. Un programa gratuito que puede ayudarte a agilizar este proceso de creación de facturas es Excel. Aquí te mostraremos Cómo Crear Una Plantilla De Facturas En Excel.

Puedes estar pensando que Excel solo se usa para hojas de cálculo y gráficos complicados. Pero también lo puedes usar para muchas otras cosas ya que tiene una gran cantidad de funciones.

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Cómo Crear Una Plantilla De Facturas En Excel

Cómo Crear Una Plantilla De Facturas En Excel
Cómo Crear Una Plantilla De Facturas En Excel

Excel también viene con una galería de plantillas de facturas personalizables que puedes usar para la contabilidad de tu negocio. El software también te permite hacer tu propia factura desde cero, en caso de que no te gusten las plantillas prediseñadas.

Así que veremos los dos métodos.

Método 1. Utilizando una plantilla prediseñada de Excel

Como propietario de un pequeño negocio o trabajador independiente, puedes usar plantillas de factura personalizadas del programa Excel. Esto con el fin de crear una factura profesional en línea de acuerdo con las necesidades de tu negocio.

Con estos pasos aprenderás a crear una plantilla de factura con el programa Excel, utilizando una plantilla prefabricada.

  1. Entra a la versión de Microsoft Excel que tengas disponible en tu ordenador.
  2. En la parte superior de la ventana, te aparecerán una serie de plantillas prefabricadas para diferentes ocasiones. Dale clic a “Más plantillas”.
  3. En la barra de búsqueda, escribe “Facturas”, para que el programa busque todas las plantillas de facturas disponibles. Para una búsqueda más efectiva, debes estar conectado a internet. Si no estás conectado, solo te mostrará las preinstaladas.
  4. De la lista de plantillas, selecciona tu preferida. Existen una gran cantidad de facturas, así que selecciona la que consideres que se adapta mejor a lo que necesitas.
  5. Descarga la plantilla seleccionada.
  6. Ahora abre la plantilla dando clic al botón “Crear”. La plantilla se abrirá en una nueva ventana.

La plantilla debe tener los detalles de factura necesarios para mostrar al cliente lo que se supone que debe ver para realizar un pago a tiempo.  Todos los datos que deben estar en la factura, deben ser claros y legibles.

Las facturas, deben tener la siguiente información:

  • El nombre y el logotipo de tu empresa.
  • Los datos de contacto de tu empresa, que incluyen nombre, dirección, correo electrónico y número de teléfono.
  • La información de contacto de tu cliente.
  • Número de factura según el formulario. Un número que debe ser correlativo.
  • Fecha de creación de la factura.
  • Una descripción detallada de los servicios o productos suministrados al cliente con la tarifa horaria y las horas trabajadas, si corresponde.
  • El subtotal de costos y servicios.
  • Importe total que debe pagar el cliente por la factura, incluidos los descuentos y los cargos por impuestos, si corresponde.
  • Tus términos y políticas de pago, incluidos los métodos de pago que aceptas.

Cuando completes la plantilla de factura con los detalles de facturación necesarios y requeridos, guarda un borrador de la plantilla como una hoja de cálculo en tu PC.

Es preferible guardarlo como un documento XLS, para que pueda ser editado en otros momentos si es necesario. Además, guarda como documento PDF cuando desees enviar las facturas a los clientes para que no puedan ser editadas por otras personas.

Luego de todo esto, ya puedes enviar la factura a tu cliente por correo electrónico o imprimirla en papel.

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Método 2. Creando la plantilla de factura desde cero

Con estos pasos, puedes aprender a crear tu plantilla personalizada a tu medida, desde cero:

  1. Abre la versión de Microsoft Excel que tengas disponible en tu ordenador.
  2. Ahora dale clic a “Libro en blanco”.
  3. Comienza creando un encabezado propio y personalizado. Las pequeñas empresas deben asegurarse de que su factura se identifique fácilmente cuando un cliente la vea para pagar el dinero. Un encabezado apropiado consta de:
    1. El logotipo de tu negocio.
    2. Los datos de contacto de tu empresa.
    3. Un número de factura único y correlativo.
    4. La fecha de creación de la factura.
  4. Luego viene la información del cliente. Los detalles del cliente al que le envías la factura, deben estar claramente visibles. Así que debes dejar un espacio lo suficientemente grande para que puedas colocar el nombre del cliente, identificación, dirección y método de contacto.
  5. Luego viene la fecha de vencimiento de la factura. Cada plantilla de factura para Excel que envíes, debe tener una fecha de vencimiento para que su flujo de efectivo no se vea afectado. Para mayor claridad, debes escribir completamente la fecha.
  6. A continuación, debes colocar la descripción del servicio, junto con la lista de precios. Si es posible, divide la tarea en filas y columnas e incluye tu tarifa por hora junto con la cantidad de horas que has trabajado. Debes tener un subtotal para los servicios enumerados.
  7. Una ventaja de preparar facturas con el programa Excel es que las características del programa en sí, pueden ayudarte con las tareas matemáticas. Con la función SUMA del programa Excel, puedes sumar todos los pagos individuales para hacer un subtotal de pago.
  8. A este subtotal de pago, debes calcular los impuestos concernientes al servicio. Aquí también puedes usar una función matemática de Excel, la función porcentaje, para calcular la cantidad de impuesto a pagar por el subtotal.
  9. Luego viene el cálculo del total, que sería la suma del subtotal y los impuestos.
  10. Los métodos de pago, la política de cargos por pago atrasado y otros detalles de pago que un cliente debe saber, deben incluirse en la parte inferior de la factura. Puedes crear una sección de “Observaciones” para ello.

Cuando completes la plantilla de factura con los detalles de facturación necesarios y requeridos, guarda un borrador de la plantilla como una hoja de cálculo en tu PC. Así la tendrás disponible cada vez que la requieras.

Ventajas De Las Plantillas De Factura En Excel

  • Facilidad de uso.

Es bastante fácil usar una plantilla de Excel para facturas. Esto se debe a que la aplicación fundamental tiene instrucciones y facilidades que son fáciles de manejar, incluso para un novato.

Por lo tanto, las plantillas prediseñadas de factura en Excel tienen una curva de aprendizaje corta y es fácil de aprender y usar.

  • Se puede integrar con otras aplicaciones.

La aplicación Microsoft Excel se puede integrar con otros softwares de gestión. Ejemplos de esto, son los softwares de bases de datos. Por lo tanto, una factura creada con este software también se puede aplicar en una aplicación relacionada.

  • Realiza los cálculos de manera automatizada.

Al usar Excel, puedes calcular los totales de la factura automáticamente. Esto te permite mantener la precisión. Esta característica ahorra tiempo en facturas que tienen múltiples entradas.

La plantilla de factura gratuita en Excel también mejora la eficiencia general de la empresa.

Desventajas De Las Plantillas De Factura En Excel

  • El estilo no se puede editar.

El formato principal que viene con una plantilla de Excel no se puede ajustar. Esto se debe a que está configurado para guiar la entrada de elementos de datos.

Por lo tanto, no se pueden ampliar sus proporciones ni sus instalaciones. Como tal, trabajas con ella tal como es.

Las Mejores Plantillas Prediseñadas de Excel

Aquí te mostraremos algunas de las plantillas de facturas gratuitas y descargables en Excel, que puedes usar y adaptar para tu negocio.

1. Plantilla de factura de servicio con cálculo de impuestos

Si tu pequeña empresa factura los servicios por hora o por cualquier otra base de tiempo, esta plantilla de factura de servicio clara y profesional tiene todo lo que necesitas.

El documento ofrece una tabla detallada de servicios con una columna para las horas, la tarifa y el monto que está cobrando. Además, podrás calcular el impuesto si aplica.

También viene con una función SUMA incorporada que calcula automáticamente el subtotal, el impuesto sobre las ventas y el total final.

2. Plantilla de Excel de factura que calcula el total

Esta plantilla de factura limpia, es adecuada para empresas que brindan productos a sus clientes, en lugar de servicios. Lo especial de esta plantilla es que, además de la separación ideal para diferentes productos, te realiza la suma del total de forma automática.

3. Plantilla de factura de ventas (Diseño de degradado azul)

¿Quieres sobresalir ante tus clientes con una plantilla moderna, pero aún profesional? Entonces esta factura de ventas es la elección perfecta para ti.

La información de la factura se muestra con estilo, con grandes bordes en negrita y líneas coloridas, que puedes personalizar de acuerdo con los colores de tu marca. Sin embargo, la plantilla aún se ve profesional, con todas las secciones bien organizadas y claras.

4. Plantilla de factura de cobro

Similar a la factura basada en el tiempo, esta plantilla de factura de Excel está diseñada para empresas que ofrecen servicios por hora, aunque también se puede adaptar a otro tipo de servicios, e incluso a productos.

El diseño de la plantilla es brillante, con encabezados grandes y claros que puedes personalizar según tus preferencias.

5. Plantilla de factura simple

La famosa y colorida factura simple de Excel. Muy utilizada por ser una de las primeras que presenta el programa cuando los usuarios solicitan plantillas.

Aunque su uso es muy extendido, perdiendo originalidad, no se puede negar que esta factura cumple con lo que se necesita. Además, es muy fácil de usar y sencilla de leer.

Para Cerrar

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Tanto Microsoft como Google proporcionan plantillas a través de Excel, Word, Google Docs y Google Sheets, que pueden justificar tus requisitos de facturación de la manera más sencilla posible.

También te ofrece guardar las plantillas de acuerdo con tus requisitos para que no tengas que perder el tiempo repitiendo el trabajo.

No importa qué tipo de formato, características o sistema elijas para tu plantilla de factura, lo que elijas debe cumplir con los requisitos de tu negocio, y por supuesto, los requisitos legales.

Solo asegúrate de que todo lo que crees con Excel se vea profesional y cumpla con tu imagen de marca.

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