Cómo Poner Respuesta Automática En WhatsApp  

Descubrir cómo poner una respuesta automática en WhatsApp es uno de los muchos desafíos que cualquier comerciante debe saber para aprovechar al máximo las características y la funcionalidad de esta plataforma.

En este artículo detallamos todo lo que tienes que hacer para automatizar parte del proceso de atención a tus clientes. Explorar todas las funciones de las herramientas utilizadas en tu trabajo, ayuda a brindar una experiencia positiva a tus contactos y facilita tus labores.

Y saber cómo poner respuesta automática en WhatsApp es un claro ejemplo.

Índice de contenido

¿Qué Es Una Respuesta Automática?

Cómo Poner Respuesta Automática En WhatsApp
Cómo Poner Respuesta Automática En WhatsApp

Las respuestas automáticas en WhatsApp son mensajes predefinidos por el propietario de la cuenta en la aplicación. Así, en determinadas situaciones de contacto con tu consumidor, la propia herramienta ya envía una respuesta a la persona que inició la conversación.

Un ejemplo tradicional de esta funcionalidad es el envío de un mensaje automático después de un determinado horario de apertura de la tienda.

Después de todo, por mucho que el consumidor pueda realizar una compra en cualquier momento del día, esto no significa que el propietario necesariamente estará disponible para atender.

Pero esa tampoco es razón para dejar a su cliente potencial sin responderle. Por lo tanto, la función de respuesta automática ayudará a resolver este problema.

Otro ejemplo de aplicación de esta función es para situaciones en las que estás realizando varias llamadas al mismo tiempo. Usando algunos atajos, puedes enviar un mensaje más detallado al cliente y pedirle que espere unos minutos para poder responderle.

Esto contribuye en gran medida a proporcionar una experiencia positiva a sus clientes.

El recurso es fundamental para quien quiere profesionalizar su tienda y brindar un servicio aún mejor a sus consumidores. Además, es una forma de facilitar el trabajo del día a día.

Con tantas responsabilidades como el cuidado de los productos, la gestión del inventario, el trato con los proveedores y mucho más, contar con la función de mensajería automática puede hacer que la rutina sea más llevadera.

Consejos Para Usar Mensajes Automáticos En WhatsApp

La funcionalidad es muy interesante, pero los resultados no van a aparecer por sí solos. Es necesario seguir algunas buenas prácticas para poder disfrutar realmente de sus beneficios.

1. Piensa en el tono y estilo del mensaje

Un mensaje muy formal para una audiencia más joven y moderna puede sonar extraño para el consumidor.

Así que recuerda pensar en el tono y estilo de tus comunicaciones, asegurándote de que el mensaje automatizado tenga el mismo patrón que recibiría si fuera un intercambio en tiempo real.

La idea no es hacer que la experiencia del servicio sea tan diferente al trato que das de forma directa.

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2. Analizar y planificar

Para realmente aprovechar al máximo esta funcionalidad, es muy importante analizar el comportamiento y el plan del consumidor promedio.

Identifica en cual momento los clientes envían más mensajes de texto que tú no puedes responder de forma directa. A partir de estas demandas, puedes crear una estrategia para que el recurso sea realmente útil para tu rutina laboral.

3. Da explicaciones a tus clientes

No importa cuál sea la razón por la que estás utilizando la funcionalidad de mensajes automáticos: siempre debes dar la explicación del por qué no son tratados de forma directa.

¿El cliente se puso en contacto en un momento en que no ofreces el servicio? Explica la situación y deja claro a qué hora regresarás para responderle.

Es importante tener transparencia en los detalles más pequeños, los clientes tienen esto muy en cuenta.

4. Se claro en el mensaje

Otro punto fundamental de cómo poner respuestas automáticas en WhatsApp es no confundir al cliente. Aprovecha el espacio del mensaje para proporcionar la mayor cantidad de información posible sobre esa solicitud.

Si el servicio no funciona en el momento en que el cliente envió el mensaje, tenlo presente para que puedas responder cuando te actives.

Cómo Poner Respuesta Automática En WhatsApp

Ahora que ya sabes cómo configurar un mensaje automático en WhatsApp, ¿Qué tal descubrir en la práctica cómo aplicar esta característica? Te explicamos las dos formas de aprovechar esta funcionalidad. Comencemos.

1. Utilizando WhatsApp Business

Una de las opciones para configurar un mensaje automático en WhatsApp es utilizando la versión Business. Es una función integrada en la aplicación, que puede hacer que tu experiencia sea aún más práctica. Y la buena noticia es que su uso es muy sencillo, solo sigue los pasos:

  1. Crea una cuenta comercial. El primer paso es muy simple, basta con crear una cuenta comercial en WhatsApp. No hay que pagar nada. Y no es solo esta característica la que vas a poder utilizar, ya que es una forma eficiente de profesionalizar tu negocio.
  2. Selecciona el menú. Abre la aplicación en su versión Business y selecciona los tres puntos verticales en la esquina superior de tu pantalla.
  3. Ahora ve a "Configuración".
  4. Edita la configuración de la empresa. Dentro de esta pestaña, debes seleccionar la opción “Configuración de la empresa”.
  5. Luego, después de “Herramientas de mensajería”, encontrarás las tres opciones que se pueden usar como mensajes automáticos en WhatsApp: “Mensaje de ausencia”, “Mensaje de saludo” y “Respuestas rápidas”. Simplemente elige qué anuncio deseas editar.
  6. Activa la función. Tanto para “Mensaje de ausencia” como para “Mensaje de bienvenida”, el funcionamiento es el mismo. Debes activar la función en la esquina superior derecha y luego seleccionar el ícono del lápiz justo debajo para dejar el texto con el contenido ideal.
  7. También es posible editar la hora de envío de este mensaje automático, que siempre se puede personalizar de acuerdo con el funcionamiento de tu negocio. Incluso la lista de contactos se puede personalizar, siempre de acuerdo a tus necesidades.

Vale, ahora tienes una serie de mensajes automáticos registrados y listos para ayudarte en el día a día de la atención a tus clientes. En cuanto a la función de "Respuestas rápidas", no es lo mismo que un anuncio automático, pero explicaremos cómo usar esta función más adelante.

2. Utilizando WhatsApp normal

Además de usar el servicio nativo en WhatsApp Business, existen algunas opciones sobre cómo poner respuestas automáticas en WhatsApp en su versión común, pero debes descargar otras aplicaciones que no tienen relación con la herramienta oficial.

Este es siempre un punto de atención que cualquier comerciante debe tener. Hemos enumerado algunas aplicaciones que te pueden ayudar.

1. AutoResponder for WhatsApp

AutoResponder for WhatsApp es una de las aplicaciones más populares cuando se trata de enviar mensajes automáticos. La mayoría de sus funciones son de pago, lo que limita mucho su uso, pero hay varias funciones interesantes en la versión gratuita.

Para aquellos que solo necesitan soporte básico para el servicio diario, puede ser de gran ayuda.

2. Watomatic

Otra opción muy simplificada para aquellos que quieran enviar mensajes automáticos a través de WhatsApp es Watomatic. Su panel es muy simple de usar, lo cual es excelente para aquellos que necesitan rapidez.

Otro punto importante de la aplicación es la posibilidad de utilizar el mismo recurso para responder mensajes en Facebook, si tu tienda también utiliza esta red social.

3. WhatsAuto Bot-Reply 2 WA & WAB

WhatsAuto es otra aplicación que se puede usar para habilitar la función de mensajería automática en un WhatsApp común. Su uso también es muy simplificado, lo que ayuda a facilitar el servicio y la personalización del contacto.

Después de la instalación, no se necesita mucho trabajo para configurar la aplicación y disfrutar de sus beneficios.

Cómo Hacer Las Respuestas Rápidas

En el paso a paso de cómo poner la respuesta automática en WhatsApp arriba en este texto, explicamos cómo usar las funciones de automatización, pero WhatsApp Business aún ofrece otra característica que puede ser muy útil para tu servicio: las respuestas rápidas.

La idea es simplemente crear atajos en tu teclado para enviar respuestas a preguntas muy comunes.

En lugar de escribir cada vez que tu tienda acepta ciertos tipos de pago, simplemente puedes crear un acceso directo como "/ pago" y se enviará automáticamente un texto completo en esa conversación.

En una tienda que está dando mucho servicio al cliente, esta pequeña practicidad puede acelerar enormemente tu rutina y también ayudar con la experiencia del cliente.

Para usar esta función, debes seguir los siguientes pasos.

  1. Crea una cuenta comercial. El primer paso es muy simple, basta con crear una cuenta comercial en WhatsApp. No hay que pagar nada. Y no es solo esta característica la que vas a poder utilizar, ya que es una forma eficiente de profesionalizar tu negocio.
  2. Selecciona el menú. Abre la aplicación en su versión Business y selecciona los tres puntos verticales en la esquina superior de tu pantalla.
  3. Ahora ve a "Configuración".
  4. Edita la configuración de la empresa. Dentro de esta pestaña, debes seleccionar la opción “Configuración de la empresa”.
  5. Luego, después de “Herramientas de mensajería”, encontrarás las tres opciones que se pueden usar como mensajes automáticos en WhatsApp: “Mensaje de ausencia”, “Mensaje de saludo” y “Respuestas rápidas”. Elige “Respuestas rápidas”.
  6. Ahora solo tienes que definir cuál será el atajo, que siempre irá seguido de la “/” y escribir el mensaje que aparecerá.

Imagina que usas WhatsApp para indicar los métodos de pago. Un atajo “/pagos”, por ejemplo, puede usarse para enviar un mensaje completo en el que se indica todos los métodos de pago que aceptas en tu tienda. Pero todo esto de forma rápida y sin errores tipográficos.

Puedes crear tantos accesos directos como necesites para facilitar tu rutina.

Para Cerrar

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Con muchas tareas y responsabilidades en tu día a día, es fundamental que cualquier comerciante conozca las características mínimas de las aplicaciones que utilizarás para gestionar tu tienda.

Tienes que usar la tecnología a tu favor, lo que te dará más tiempo para entender cómo vender más. Saber cómo configurar un mensaje automático en WhatsApp es solo una de las muchas formas y estrategias que debes usar para obtener más resultados de la aplicación.

Después de todo, el proceso de automatización no está ahí solo porque es un término bonito. Necesitas ponerlo en práctica en las actividades más sencillas de tu día a día. Y esto se vuelve aún más importante cuando se trata de servicio al cliente.

Contar con la practicidad de esta característica puede ser un diferencial para quien aún necesita lidiar con tantas responsabilidades en su tienda online.

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