¿Cómo Agrupar Datos En Excel?

Agrupar datos en Excel es una funcionalidad de Microsoft Excel que te permitirá contraer o expandir columnas o filas, dependiendo de cuánto detalle quieras ver en la pantalla, y de cuantos niveles quieras mostrar según tus requerimientos.

Esto es fundamental para crear un modelo financiero organizado, por ejemplo, o para facilitar la interpretación de datos para un sinnúmero de aplicaciones, una práctica que te ayudará a organizar de una manera efectiva una hoja de cálculo sin ocultar datos.

En este artículo te suministraremos una guía para agrupar datos en Excel, con instrucciones paso a paso que te facilitarán la labor de organizar y analizar datos.

Cómo Agrupar Datos En Excel

La función de grupo de Microsoft Excel es una de las mejores herramientas que utiliza un buen analista de datos, para hacer que su trabajo sea fácil de entender para otros usuarios de la hoja de cálculo.

Las razones fundamentales para usar la función de grupo las enumeraremos a continuación:

1. Expandir y contraer de manera sencilla las secciones de una hoja de cálculo.
2. Minimizar los cálculos secundarios innecesarios para otros usuarios de la hoja de cálculo.
3. Organizar la información de una manera efectiva.
4. Evitar el uso de hojas o pestañas nuevas.
5. Evitar el ocultamiento de celdas.

¿Cómo accedo a la función GRUPO?

Para acceder a la función Grupo en Excel haz lo siguiente:

1. Dirígete a la pestaña del menú “Datos”.
2. Selecciona la opción “Grupo”.
3. Luego selecciona la fila o columna que deseas.

La función de agrupación en Excel se utiliza cuando se tienen ya estructurados los datos y con los nombres de los encabezados en las columnas.

La agrupación te permitirá como usuario de una hoja de cálculo, agrupar cualquier cantidad de filas o columnas que podamos, y por así decirlo, dividir los datos dentro de la tabla con un propósito definido.

Agrupar Filas En Excel

Agrupar filas en Excel se adapta mejor para hojas de cálculo estructuradas que poseen:

1. Encabezados de columna, sin ninguna fila o columna en blanco.
2. Una fila de resumen o subtotal para cada subconjunto de filas.

Ya con los datos correctamente organizados utiliza uno de los siguientes procedimientos para agrupar los datos.

Agrupar filas automáticamente

También conocido como “Crear un esquema”, se aplica si su conjunto de datos es de un solo nivel de información, dejando que Excel agrupe la filas automáticamente. Se realiza de la siguiente manera:

1. Selecciona cualquier celda de una de las filas que quieres agrupar.
2. En la pestaña “Datos” busca “Grupos Esquema”.
3. Luego haz clic en la flecha debajo de “Grupo” y selecciona “Esquema Automático”.

Si tus filas de resumen están sobre un grupo de filas de detalle, antes de crear un esquema, ve a “Datos” y después a “Grupo Esquema” y haz clic en el iniciador del cuadro de diálogo Esquema.

Luego desmarca la casilla de Verificación Filas de Resumen, debajo del Detalle.

Una vez que se crea el esquema, puedes ocultar o mostrar rápidamente los detalles dentro de un grupo determinado haciendo clic en el signo - o + para ese grupo.

Haciendo clic en los botones numerados en la esquina superior izquierda de su hoja de cálculo, puede colapsar o abrir todas las filas al nivel que necesite.

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Agrupar filas manualmente

Aplica si tu hoja de cálculo tiene dos o más niveles de información, ya que hacerlo de manera automática no garantiza que Excel agrupe tus datos de manera correcta.

Para este caso, puedes agrupar manualmente las filas siguiendo los pasos a continuación, pero primero, asegúrate de que tu conjunto de datos no contenga filas ocultas si creas un esquema de manera manual, de no ser así, tus datos se agruparán erróneamente.

1. Crear grupos externos

1. Escoge cualquiera de los subconjuntos de datos más grandes, incluyendo todas las filas de resumen intermedias y tus filas de detalles.
2. En la pestaña “Datos”, dentro de “Grupo Esquema”, cliquea en Agrupar.
3. Selecciona “Filas” y haz clic en “Aceptar”, lo que agregará una barra en el lado izquierdo de la hoja de cálculo que abarca las filas seleccionadas.
4. Esto te permitirá crear los grupos externos que necesites.

2. Crear grupos anidados

1. Para hacerlo, selecciona todas las filas de detalles que están sobre la fila resumen relacionada.
2. Luego haz clic en el botón “Grupo”.

3. Agregar más niveles de agrupación

• De ser necesario, hay que hacerlo ya que, por lo general, el conjunto de datos está incompletos y es probable que se necesiten agregar más, por lo que necesitarás adicionar más niveles de esquema.

Contraer Filas En Excel

Dentro de la función de agrupación de Excel, esta es una de las características más útiles, porque posibilita ocultar y mostrar filas de detalles de un conjunto de datos en particular.

Además, permite contraer o expandir todo el esquema con solo un clic.

Contraer filas dentro de un grupo

1. Solo debes hacer clic en el botón (–) en la parte inferior de la barra de ese grupo.
2. Como alternativa puedes seleccionar cualquier celda del grupo y cliquear en el botón “Ocultar Detalle” en la pestaña “Datos”, en el Grupo Esquema.

Con cualquiera de estas dos maneras, podrás minimizar el grupo seleccionado a la fila resumen, ocultando todas las filas de detalles.

Contraer o expandir todo el esquema

1. Haz clic en el número de esquema correspondiente en la esquina superior izquierda de tu hoja de cálculo, para minimizar o expandir todos los grupos a un nivel en específico.
2. La menor cantidad de datos se muestra en el nivel 1, mientras todas las filas se expanden en el nivel más alto, expande todas las filas.
3. Si tu esquema tiene 4 niveles, haz clic en el número 3 para ocultar el segundo nivel, es decir, sus filas de detalle, mientras muestras los otros dos niveles o filas de resumen.
4. En un conjunto de datos de muestra de 4 niveles de contorno, funciona de esta manera:
   1. El nivel 1 muestra un total general de toda la tabla y oculta todas las demás filas.
   2. El nivel 2 muestra un total general y los primeros subtotales.
   3. El nivel 3 muestra los subtotales de cada total general, los subtotales y los ítems específicos.
   4. El nivel 4 muestra la totalidad de las filas.

Expandir Filas En Excel

1. Haz clic en cualquier celda en la fila de resumen visible.
2. Luego haz clic en el botón “Mostrar detalles” en la pestaña “Datos”, en el grupo “Esquema”.
3. Haz clic en el botón Mostrar Detalles para expandir las filas dentro de un grupo, o haz clic en el signo (+) para el grupo de filas contraído que deseas expandir.

Eliminar El Esquema En Excel

Si deseas eliminar todos los grupos de filas a la vez, borre el esquema, pero si lo que quiere es eliminar algunos de los grupos de filas o grupos anidados, desagrupe las filas seleccionadas.

1. Ve a la pestaña “Datos”.
2. Ve al grupo “Esquema”.
3. Haz clic en la flecha debajo de “Desagrupar”.
4. Finalmente haz clic en “Borrar esquema”.

Debes recordar lo siguiente:

1. Eliminar el esquema en Excel no elimina ningún dato.
2. Si eliminas un esquema con algunas filas colapsadas, esas filas pueden permanecer ocultas después de borrar el esquema.
3. Ya eliminado el esquema, no podrás recuperarlo haciendo clic en el botón “Deshacer”. Tendrás que recrear el contorno desde cero.

Desagrupar Un Determinado Grupo De Filas

Sigue los pasos que te describiremos a continuación para eliminar la agrupación de ciertas filas sin eliminar todo el contorno:

1. Selecciona las filas que deseas desagrupar.
2. Dentro de la pestaña “Datos” y en el grupo “Esquema”, haz clic en el botón “Desagrupar”.
3. Selecciona “Filas” y haz clic en “Aceptar” en el cuadro de diálogo “Desagrupar”.

Desagrupar Filas Seleccionadas

Es imposible desagrupar grupos de filas que no son adyacentes simultáneamente, por lo que deberás repetir los pasos que te describimos anteriormente para cada grupo de manera individual.

Consejos De Agrupación De Excel

Como ya lo explicamos, es bastante fácil agrupar filas en Excel, por lo que ahora te suministraremos algunos trucos de utilidad que facilitarán tu trabajo.

1. Calcular subtotales de grupo automáticamente

Para calcular automáticamente los subtotales, utiliza el comando Subtotal con la función de resumen de tu preferencia, como los son CONTAR, SUMA, MIN, MAX, PROMEDIO, entre otras.

El comando Subtotal, además de insertar filas de resumen, ejecutará dos tareas a la vez en un solo paso al crear un esquema con filas que se contraen y expanden.

2. Aplicar estilos de Excel predeterminados a las filas de resumen

Para dos niveles de filas de resumen, Excel tiene predefinidos los estilos: NivelFila_1 (negrita) y NivelFila_2 (cursiva), los cuales puedes aplicar antes o después de agrupar filas.

1. Ve a la pestaña “Datos”.
2. Luego al grupo “Esquema”,
3. Selecciona el iniciador del cuadro de diálogo Esquema.
4. Luego selecciona la casilla de verificación “Estilos automáticos”.
5. Haz clic en “Aceptar” para aplicar automáticamente estilos de Excel a un nuevo esquema.

3. Aplicar estilos automáticos a las filas de resumen

Selecciona el cuadro “Estilos automáticos”, luego haz clic en el botón “Aplicar estilos” en lugar de “Aceptar”, para aplicar estilos a un esquema existente.

4. Seleccionar y copiar solo filas visibles

Es posible que desees copiar los datos relevantes que se muestran en otro lugar una vez que hayas contraído las filas sin relevancia, pero en realidad también estarás seleccionando las filas ocultas, al seleccionar las filas visibles de la forma habitual con el mouse.

Deberás realizar algunos pasos adicionales para solo seleccionar las filas que estén visibles:

1. Con el mouse selecciona las filas visibles.
2. Dirígete a la pestaña Inicio.
3. Luego a grupo “Edición” y haz clic en “Buscar y Seleccionar”.
4. Ve a “Ir a Especial”.
5. Selecciona “Solo Celdas Visibles” en el cuadro de diálogo Ir a Especial, luego haz clic en “Aceptar”.

Esto dará como resultado que solo se seleccionen las filas visibles, las filas adyacentes a las filas ocultas estarán marcadas con un borde blanco.

Presiona “Control + C” para copiar las filas seleccionadas y “Control + V” para pegarlas donde las necesites.

Conclusión

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Para los analistas de datos o cualquier usuario que necesite interpretar correctamente una hoja de cálculo, agrupar datos en Excel es una manera eficaz de facilitar dichos procesos.

Nuestra guía, te permitirá en un futuro poder presentar los resultados de un trabajo en Excel de manera más fácil y rápida, analizar datos de una manera práctica y mejorar tu experiencia con las hojas de cálculo.