Para Qué Sirven Las Secciones en Microsoft Word

Si ya estás familiarizado con Microsoft Word, habrás notado que se pueden realizar varias ediciones de formatos diferentes en un mismo documento Word. Esto se logra con las famosas “Secciones”. Te invitamos a ver para qué sirven las secciones en Microsoft Word, explicado paso a paso y con ejemplos.

Para muchos es un poco confuso, y trataremos de aclarar esa confusión. No te preocupes, no es tan difícil como parece. Comencemos.

¿Qué Son Las Secciones En Microsoft Word?

Las secciones son la función de Word que controla el formato de los números de página, los encabezados y pies de página, la orientación (vertical / horizontal), los márgenes y las columnas.

Las marcas de agua también son, hasta cierto punto, una parte de las secciones.

Word usa saltos de sección para especificar partes de un documento que tienen diferentes orientaciones de página, columnas o encabezados y pies de página, en el mismo documento.

Los saltos de sección permiten al usuario especificar dónde comienzan y terminan los diferentes formatos. Se pueden utilizar los saltos de sección en las siguientes circunstancias:

• Si el documento en el que estás trabajando necesita tener diferentes encabezados y pies de página en varias páginas.
• Si estás trabajando en un documento donde se necesiten diferentes numeraciones para distintas partes del documento.
• Cuando se necesita que el documento tenga diferentes orientaciones de página (vertical y horizontal).
• Cuando en un mismo documento, necesitas trabajar con diferentes tamaños de márgenes.
• Si necesitas colocar protección contra edición en varias partes del documento, pero no en todo.

En definitiva, donde necesites un cambio cualquiera de formato en el mismo documento, que por las vías convencionales no puedas realizar, debes usar un cambio de sección en Word.

Cómo Ver Un Salto De Sección En Word

Microsoft Word colocó los controles para los saltos de sección en la pestaña “Diseño de página” en “Configurar páginas”. Tiene como nombre simplemente "Saltos".

Puedes ver los saltos de sección en tu documento en muchas vistas, pero en la vista de borrador son más fáciles de reconocer. Una vez que insertas el salto de sección, aparece una línea de puntos dobles de un lado al otro del documento.

También puedes verlos en la vista “Diseño de impresión” usando el botón “Mostrar todo” en la pestaña “Inicio”. Sin embargo, en esa vista pueden desaparecer o ser difíciles de ver si están al final de un párrafo que se extiende cerca del margen derecho.

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Cómo Insertar Saltos De Sección En Word

Te vamos a mostrar cómo insertar un salto de sección en Word, mediante un pequeño ejemplo, paso a paso.

1. Abre un documento en blanco en Word.
2. Cambia la vista de tu documento a “Borrador”. Esto se hace en la pestaña “Vista”.
3. Escribe lo siguiente en la primera página: Página Principal.
4. Ahora inserta un salto de sección de página nueva. Para ello, dale clic a “Diseño de Página”.
5. Luego en el grupo “Configurar página”, selecciona el botón “Saltos”.
6. Se abre un pequeño menú, para que elijas el tipo de salto que necesitas insertar. Elige “Salto de sección” de “Página siguiente”.
7. Luego del salto de sección insertado, escribe lo siguiente: Página Secundaria.
8. Ahora inserta un nuevo salto de sección. Para ello, dale clic a “Diseño de Página”.
9. Luego en el grupo “Configurar página”, selecciona el botón “Saltos”.
10. Se abre un pequeño menú, para que elijas el tipo de salto que necesitas insertar. Elige “Salto de sección” de “Página siguiente”.
11. Ahora escribe lo siguiente: Tercera Página.

De esta forma hemos creado en un solo documento, dos saltos de sección y para tres secciones del documento distintas entre sí. Cada una de ellas podrá tener diferentes formatos sin afectar a la siguiente.

Podrás visualizar mejor los saltos de sección, en el modo “Diseño de impresión”, esto lo haces en la barra de estado, los íconos que se encuentran al lado de la barra de zoom.

Cambia entre las vistas “Borrador” y “Diseño de página” en este documento para ver cómo difiere la apariencia del salto de sección.

Como Cambiar El Formato En Una Sección Del Documento Word

Para comprender mejor cómo funcionan las secciones, piensa en tu documento como un libro con diferentes capítulos, y cada capítulo tiene diferentes formatos.

Esto significa que, podemos cambiar el formato de una de las secciones, sin alterar el formato de las demás. Veamos con un ejemplo, cómo cambiar los márgenes y el diseño de la página en una sola sección, utilizando la continuación del ejemplo anterior.

Vamos a seguir con el ejemplo anterior. Tenemos un documento con tres secciones fácilmente diferenciadas con dos saltos de sección.

1. Presiona las teclas “Ctrl + Fin” para ir al final de tu documento. Deberías estar en la Sección 3, que hemos llamado Tercera Página.
2. Selecciona “Diseño de Página”.
3. Ahora haz clic en “Orientación”. Se encuentra en el grupo “Configurar página”.
4. Se abre un pequeño menú, para seleccionar entre “Vertical” u “Horizontal”. Elige “Horizontal”.
5. Este cambio se aplicará solo a la sección en la que te encuentras, “Tercera Página".

La última página ahora debería ser horizontal y el resto del documento debería ser vertical. Iremos un poco más allá y realizaremos otro cambio de formato, pero ahora en la primera página, que hemos llamado “Página Principal”.

1. Presiona las teclas “Ctrl + Inicio” para ir a la parte superior del documento. Deberías estar en la sección 1, que hemos llamado “Página Principal”.
2. Selecciona “Diseño de Página”.
3. En el grupo “Configurar Página”, dale clic al cuadro de diálogo. Es la flechita que se encuentra en la esquina inferior derecha del grupo.
4. Se abre una nueva ventana. Dale clic a la pestaña “Diseño”.
5. En “Página”, verás un menú desplegable para “Alineación vertical”. Elige “Centrada”.
6. Luego dale clic al botón “Aceptar”.

El texto escrito en esta sección, se alinea de forma centrada, pero no las otras secciones.

Iniciar Una Sección En Una Página Con Números Impares O Pares

Los saltos de sección se utilizan a menudo para comenzar un capítulo en un documento más grande, como por ejemplo, una novela. Generalmente, los capítulos comienzan en páginas impares, y raras veces en páginas pares.

Un salto de sección de página impar, inserta un salto de sección en el que la primera página es una página de número impar de acuerdo con el número de página formateado.

Cuando se inserta un salto de sección de página impar, Word saltará a la siguiente página impar si es necesario para comenzar con un número impar. En la pantalla, parece que se omitió un número de página.

Cuando se imprima el documento, se insertará una página en blanco sin encabezado ni pie de página, pero contará en la numeración de páginas. No aparece ningún número de página en la página insertada.

Un salto de sección de página par inserta un salto de sección en el que la primera página es una página de número par de acuerdo con el número de página formateado.

Cuando se inserta un salto de sección de página par, Word saltará a la siguiente página de número par si es necesario para comenzar en un número par. En la pantalla, parece que se omitió un número de página.

Cuando se imprima el documento se insertará una página en blanco sin encabezado ni pie de página, pero contará en la numeración de páginas. No aparece ningún número de página en la página insertada.

Estos saltos de sección se utilizan a menudo con diferentes encabezados pares e impares.

Salto De Sección Para Encabezados Y Pies De Página

Un encabezado o pie de página es texto u otra información, como gráficos, que se almacena en la parte superior o inferior de la página en todo el documento. Puedes utilizar el mismo encabezado y pie de página en todo el documento o cambiar el encabezado y pie de página de una parte del documento.

Por ejemplo, puedes usar tu logotipo corporativo en el encabezado de la primera página y luego incluir el nombre del archivo del documento en el encabezado de las páginas siguientes.

Los encabezados de palabras a veces se denominan encabezados en ejecución. Y para diferenciar un encabezado de otro, puedes usar un salto de sección. Vamos a crear un encabezado y pie de página en el mismo ejemplo que estamos trabajando. Comencemos.

1. Presiona las teclas “Ctrl + Inicio” para ir a la parte superior del documento. Deberías estar en la sección 1, que hemos llamado “Página Principal”.
2. Elige la pestaña “Insertar”.
3. Luego, en el grupo “Encabezado y Pie de Página”, selecciona “Encabezado”.
4. Selecciona la opción “Editar encabezado”, en el pequeño menú que se abre.
5. El punto de inserción ahora debe estar en el encabezado. Presiona “Ctrl + R” para alinear con el lado derecho del encabezado.
6. Escribe “BORRADOR”.
7. Ahora haz clic en el botón “Ir al pie de página” que se encuentra en el grupo “Navegación”.
8. De forma predeterminada, en el estilo Pie de página ya se han establecido las pestañas “Centro” y “Derecha”. Presiona “TAB” una vez para moverte al centro del pie de página.
9. Haz clic en el botón “Número de página”, ubicado en el grupo “Encabezado y Pie de Página”.
10. Luego elige la opción "Posición actual".
11. Te saldrán varias opciones, selecciona “Número sin formato”. Si deseas agregar la palabra "Página" o guiones a ambos lados del número, puedes escribir la información antes de insertar el número de página.
12. Haz clic en “Cerrar encabezado y pie de página” en la barra de herramientas “Encabezado y pie de página”.

Cambia a modo “Diseño de impresión” para ver el encabezado y pie de página que acabas de agregar. Notarás que el encabezado y pie de página, solo están activos en la primera sección del documento, a la que llamamos “Página Principal”. Las demás secciones no tienen encabezado ni pie de página.

La configuración de diseño de página, reserva espacio para encabezados y pies de página. Incluso si no hay encabezado o pie de página, ese espacio reservado no se llenará con el texto del cuerpo.

Sin embargo, si colocas más en un encabezado o pie de página que el espacio reservado, el texto del cuerpo no lo sobrescribirá. El encabezado o pie de página tendrá ese espacio. Debes estar atento a esto.

Los encabezados y pies de página aparecerán descoloridos o grises en la vista "Diseño de impresión". Se imprimirán con colores de máxima intensidad.

Si en lugar de ver un encabezado o pie de página, ves una delgada línea gris entre las páginas y parece que no tiene márgenes superiores o inferiores, el documento está configurado para no ver el espacio entre las páginas.

Si colocas el puntero del mouse sobre esa línea, cambiará. Si haces clic una vez, verás la información sobre herramientas. Al hacer doble clic, se mostrarán los encabezados y pies de página con espacio entre las páginas.

Colocación Y Espacio Del Encabezado Y Pie De Página

Hay dos cosas que el usuario debe saber sobre la ubicación y el espacio del encabezado y pie de página. La primera es que el encabezado o el pie de página pueden ocupar toda la página o estar en cualquier lugar de la página.

La segunda es que en el cuadro de diálogo de diseño de página, el usuario puede establecer cuánto espacio reservar para el encabezado y pie de página desde el borde de la página.

Para Cerrar

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Para comprender lo que sucede en los encabezados y pies de página, debes conocer las secciones y los saltos de sección. La codificación de encabezado y pie de página se almacena en el salto de sección que sigue a la sección.

Probablemente desees activar la visualización de marcas de formato que no se imprimen o trabajar en la vista normal o borrador para poder ver los saltos de sección.

Los saltos de sección no siempre inician una nueva página. Word puede insertar saltos de sección sin previo aviso cuando cambia columnas, márgenes, numeración de páginas u orientación de página dentro de un documento.